【水暖阀门网讯】4月26日，旨在打造学习、创新型管理团队，形成公司宝贵的知识库，落实各种申请、审批流程、文档资料管理以及项目管理的华夏阀门OA系统升级正式启动。为期四个月的升级工作完成后将大大提升企业的信息化建设水平，适应公司的发展变化。
现有OA不能满足公司发展需要
华夏阀门目前使用的OA系统是2007年从网络上免费下载，经公司信息中心不断改进和二次开发后形成的。其应用范围包括公告通知、各部门邮件文件传递、新闻发布、内部讨论。累计访问量达17万余次，经成为公司极其重要的工作联络与交流平台。
但是，随着公司的不断发展以及基地建设项目的启动，正在带来更加庞大的管理问题，现有OA办公系统无售后，无功能扩展的简单应用已经落后，迫切需要升级一套更加完善的协同办公系统来协助公司实现更加便捷的日常工作审批、远程办公、文档资料管理、项目管理、请示、传递、电子签章、短信提醒等功能，从而提高办公效率、减少人力资源成本。
升级OA可强化公司内部管控
升级OA的管理优势非常明显。OA系统用于解决专用财务系统、专用客户管理系统、专用销售管理系统等核心系统不能解决的分支协同审批管理，其重点是解决管理问题和管理流程，加强企业的“内部管理控制”，使内部管理清晰、规范、可控，可以保留痕迹，有据可查，实现敏捷组织，流程再造，协同管控，制度落地。
在成本方面，通过协同OA平台达成人均事务处理能力的提升，在组织扩张过程中有效减少人员数量，实现对人力资源成本抑制；降低因打印产生的各种办公用品消耗和折旧。
在效率方面，可提高团队和个人的办公效率；规范管理行为，完善审批制度；增强对事务、事件的计划性及跟踪、控制能力；记录管理行为，沉淀企业知识；整合信息孤岛, 形成统一的决策平台；移动办公, 远程监控，便于统一管理；实现领导督办查询各分支机构运营信息平台。特别是在外出差等车等客户的零碎时间，随时可以使用智能手机/IPAD/笔记本电脑处理公司事务。
在理清角色权责及规范流程方面，领导可通过OA系统将工作事项进行安排、追踪、检查，避免遗漏。
在管理制度落地方面，领导可在OA实施过程中完全梳理公司在财务、人事、采购、销售、库管、质量等各方面的管理规范和流程，核定每个岗位的权力与职责，各级人员必须履行职责。
此外，通过OA系统，公司或部门领导可以清晰地看到每件事情的办事流程及过程，减少推诿扯皮现象；可以把“人找人”变为“事找人”，各级管理人员都知道自己的工作以及各项工作的轻重缓急；通过OA协同系统充分发布公司的文件归档功能，实现通知、新闻、内部讨论等信息的集中管理，实现传播速度快，反馈及时，没有误差；公司日常工作流程表单均可系统自动找到发起部门领导进行审核。
实施新OA需要全员参与共同努力
华夏阀门信息中心梅平表示，新OA上线后要顺利实施必须全员参与，从观念的转变、各级领导的重视等方面下功夫。
OA系统所建立的审批流程和签章有效性和严肃性等同于纸质件。
OA系统一方面要求尽可能地符合原有的办公习惯和办公制度，一方面又要求对原有的办公习惯和办公制度、流程进行一些修改，从而达到平衡点。而OA系统中各类流程是跨部门协作流程，关系到各部门的权力和责任的分配，需要领导重视并有强有力的执行力和决策支持。
已上线的OA流程均需要流转，上到总经理下到普通管理层都需参与，才能形成高速协同的流转体系，以实现OA制度对各类操作人员的约束。
